Beleidsplan

Beleidsplan Stichting Oud Montfoort
2019 – 2022

De Stichting

De Stichting Oud Montfoort (SOM) is opgericht op 12 april 2019. Het vestigingsadres en postadres is: Kasteelplein 5, 3417 JG Montfoort.

Website: www.oudmontfoort.nl
Emailadres: info@oudmontfoort.nl
KvK nr.: 74566396
RSIN: 859950918
Rekeningnummer: NL70 RABO 0341 5659 62

Het bestuur van de Stichting bestaat uit de volgende personen:
Voorzitter: Lex van Wijk
Secretaris: Kees Bazuine
Penningmeester: Peter Gruters
Lid: Peter Versloot
Lid: Charlotte Kling

Aanleiding tot oprichting
In de kelder van het Stadskantoor bevindt zich een collectie historische voorwerpen en geschriften, die t/m het jaar 2018 beheerd werd door slechts enkele vrijwilligers. Het is nauwelijks mogelijk om publiek te ontvangen in deze ruimte. Er is wel een algemene behoefte om de geschiedenis van de stad Montfoort, te beschrijven en te tonen. Daartoe werden meer vrijwilligers geworven en werd besloten om een rechtspersoon te vormen. 

Doelstelling van de Stichting
De statuten verwoorden in art. 2 de doelstelling van de Stichting. Kort samengevat:

  • De geschiedenis van de stad Montfoort vastleggen in beeld, tekst, geluid en historische voorwerpen;
  • Het verzamelen, beheren en conserveren van het Montfoorts erfgoed;
  • Het doen van onderzoek naar de geschiedenis van de stad Montfoort en haar bewoners;
  • Het betrekken van de inwoners bij de geschiedenis;
  • Het tonen van de collectie en het vertellen van de verhalen die met de geschiedenis te maken hebben.
De Stichting heeft geen winstoogmerk. De bestuursleden en de vrijwilligers ontvangen geen andere vergoedingen dan een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten binnen de doelstelling van de Stichting. Beslissingen van financiële aard, zoals aankopen, worden conform art. 4 lid 8 en 9, genomen met instemming van minimaal twee bestuursleden.

Doelgroepen
De Stichting beoogt de geschiedenis van de stad Montfoort zichtbaar en beleefbaar te maken voor de inwoners van de gemeente, bezoekers, toeristen en andere geïnteresseerden. De Stichting biedt tevens de mogelijkheid tot bestudering van de geschiedenis van Montfoort in het algemeen en van deelonderwerpen in het bijzonder voor scholieren, studenten en andere geïnteresseerden. De Stichting biedt, voor wie dat wil, een boeiende plek, om vrijwilligerswerk te doen.

Verwezenlijking van de doelstellingen
De Stichting wil haar doelstellingen verwezenlijken door:

  • Het bekend maken van het werk en de doelstellingen van de Stichting.
  • Het werven van vrijwilligers voor de diverse taken die de Stichting zichzelf heeft gesteld, te weten:
    • Inventarisatie, digitalisering en beheer van de collectie;
    • Voorbereiden en inrichten exposities;
    • Onderzoek en publicatie;
    • PR, werving, website;
    • Publieke presentaties;
    • Technisch / reparaties en restauraties.
  • Het uitbreiden van de collectie met zaken die te maken hebben met of een herleidbare relatie hebben met Montfoort en haar inwoners.
  • Het verwerven van financiële middelen middels giften, vrienden/donateurs, sponsoren, fondsen en eenmalige acties.
  • Het vinden, financieren, inrichten en exploiteren van een pand in het centrum van Montfoort (of de nabije omgeving daarvan), teneinde een publieksfunctie te kunnen gaan uitvoeren voor bewoners, bezoekers en toeristen.

Strategie
Als kleine Stichting hebben we gekozen voor de volgende strategie:

  • Het werven en vasthouden van vrijwilligers, zo mogelijk uit verschillende leeftijdsgroepen;
  • Via de regionale pers bekendheid genereren en ‘vrienden’ werven;
  • Samenwerken met gemeente, verwante organisaties en bedrijfsleven;
  • Het inventariseren en digitaliseren van de collectie, zodat deze doorzoekbaar wordt;
  • Het uitbreiden van de collectie met items die te maken hebben met of te linken zijn aan de geschiedenis van de stad Montfoort;
  • Het stimuleren van onderzoek, publicaties en presentaties over de geschiedenis van de stad Montfoort;
  • Zolang er geen definitieve huisvesting is, proberen via pop-up exposities de aandacht te vestigen en te houden op het werk en de doelen van de Stichting;
  • Zodra er een meer permanente huisvesting is, deze met zoveel mogelijk vrijwillige menskracht opbouwen tot een aantrekkelijke ontmoetings- en onderzoeksplek. Aantrekkelijk voor bewoners en bezoekers/toeristen van Montfoort;
  • Via een groeiende achterban invloed uitoefenen (o.a. via de politiek) t.a.v. huisvesting van de collectie.

Wat is er tot nu toe gedaan?
Tot nu toe zijn de volgende dingen gedaan:

  • Gestart werd met het opnieuw in kaart brengen van de collectie. Thans is ongeveer een kwart van de collectie geïnventariseerd.
  • Door middel van de nodige publicaties in verschillende streekbladen en één landelijk dagblad is het bestaan van de Stichting Oud Montfoort bekend aan het worden, zo ook door de “inloop-ochtend” op de dinsdag van 10:00 – 13:00 uur (o.a. vragen en aanreiken historisch materiaal).
  • De Stichting Oud Montfoort presenteerde zich op de jaarlijkse Lentemarkt in een leegstaand winkelpand en met een stand. Meer dan 350 mensen bezochten deze presentatie.
  • De eerste vrienden van de Stichting hebben zich aangemeld.
  • Er is een Comité van Aanbeveling gevormd, bestaande uit de burgemeester van Montfoort, een oud-burgemeester van Montfoort, een bekende ondernemer en een bekende, actieve burger, alle vier hebben ze een grote belangstelling voor de geschiedenis van Montfoort.
  • Samenwerkingscontacten en -afspraken met tal van organisaties, verenigingen of stichtingen zijn gelegd of gemaakt. We noemen o.a. Cultureel Montfoort, de Stichting Open Monumentendag, De Stichts- Hollandse Historische Vereniging (S.H.H.V.), de Vereniging Oud Linschoten (V.O.L.), Utrecht Altijd en de Stichting Welzijnsondersteuning Montfoort/Linschoten (S.W.O.M.).
  • Vier wissel-exposities in de hal van het gemeentehuis (Huis van Montfoort) werden verzorgd.
  • Een aantal onderzoeken “in het veld” (in situ) werd verricht.
  • Werkgroepen werden geformeerd:
    1. Beheer collectie (voortgang inventarisatie),
    2. Exposities en markten,
    3. PR en werving,
    4. ICT (website, mailadressen, hardware).
  • Voor college en ambtenaren van de gemeente werd een aantal succesvolle bijeenkomsten georganiseerd.

Vrijwilligers en Vrienden
(per juni 2019)
Het aantal vrijwilligers bedraagt momenteel 12 en het aantal ‘Vrienden’ bedraagt thans 3.

Inventarisaties
(per juni 2019) 
Artikelen: 50;
Boeken: 50;
Collectiestukken: 300;
Fotokaarten: 30;
Topografische kaarten: 10;
Periodieken: 100;
Tekeningen: 20;
Video & audio: 1.

Waar wordt momenteel aan gewerkt?
Momenteel wordt er gewerkt aan:

  • Het bekendmaken van het werk en de doelstellingen van de Stichting;
  • De inventarisatie van de collectie;
  • Het werven van vrienden;
  • Het verwerven van financiële middelen middels giften, sponsoren, fondsen en eenmalige acties;
  • Het werven van vrijwilligers voor de diverse taken die de Stichting zichzelf gesteld heeft;
  • Het opstellen van een vrijwilligersbeleid;
  • Deelname aan de Jaarmarkt Montfoort 2019, Open Monumentendag 2019 en activiteiten in samenwerking met Cultureel Montfoort, S.H.H.V. en mogelijke andere representatieve acties;
  • Het opzetten en uitbrengen van een tweemaandelijkse nieuwsbrief, waarvoor zich inmiddels ongeveer 80 belangstellenden hebben aangemeld;
  • Het zoeken en zo mogelijk verwerven van een geschikt pand in het centrum van Montfoort (of de nabije omgeving) teneinde een publieksfunctie te kunnen vervullen voor bewoners, bezoekers en toeristen;
  • Technische reparaties en restauraties;
  • Uitbreiding van de collectie met zaken die te maken hebben of een herleidbare relatie hebben met Montfoort en haar inwoners;
  • Het opstellen van een bruikleenovereenkomt met de gemeente inzake de in beheer zijnde collectie;
  • Het ‘in de lucht’ hebben van een website vanaf juli 2019.

Wat zijn de doelstellingen van de Stichting voor de periode 2019 – 2022?
Ons doel is dat uiterlijk eind 2021 onze Stichting gehuisvest is in een pand op een centrale plaats in Montfoort indien mogelijk samen met een instelling uit het sociale domein of de bibliotheek. De deur van onze locatie in dat pand staat minimaal drie vaste dagen per week open en de koffie en thee staan klaar. Er zijn voldoende vrijwilligers om dit te realiseren en voldoende financiële middelen om dit te faciliteren. Ons pand is bekend als een ontmoetings- en studieplek voor inwoners, studenten en scholieren. Het is een open, interactieve vraagbaak en hulpbron als het gaat om de geschiedenis van Montfoort, waar inwoners vragen kunnen stellen en geholpen of verwezen worden om het antwoord te vinden, vanuit het vertrekpunt: “Wij doen het samen”.

In / of vanuit dit pand van de Stichting:

  • Zijn aanwezig:
    • Een goed geïnventariseerde collectie historisch materiaal, gerelateerd aan Montfoort e.o. die snel en eenvoudig doorzoekbaar is;
    • Een database met opgeslagen, gedigitaliseerde foto’s, kaarten en ansichtkaarten, die kunnen worden bestudeerd en besproken aan de hand van een beeldscherm;
    • Voldoende ondersteunende middelen, zoals desktops, laptops en een beamer.
  • Worden wisseltentoonstellingen gehouden, samengesteld uit het in de kelder van het gemeentehuis aanwezige erfgoed (met een wisseling om de drie maanden);
  • Zijn de werkgroepen actief;
  • Worden onderzoeken verricht en publicaties samengesteld;
  • Worden presentaties en excursies voorbereid en verzorgd;
  • Kunnen historische wandelingen, fietstochten en boottochten worden gemaakt;
  • Worden -in nauw overleg en in afstemming- met het onderwijs specifieke thema’s, activiteiten en presentaties voor basisschoolleerlingen en leerlingen Voortgezet Onderwijs verzorgd;
  • Wordt voor al het vorenstaande, waar het aansluit op onze visie en waar relevant, samengewerkt met andere organisaties en instellingen;
  • Is een Toeristisch Informatie Punt (TIP) waar, indien realiseerbaar, streekproducten te verkrijgen zijn.

Financiën
Op het moment van oprichting beschikte de Stichting over een gering vermogen. Middels een kleine subsidie van de gemeente Montfoort en het werven van donateurs (Vrienden) tracht de Stichting enige financiële reserves op te bouwen. Op het moment dat er een ruimte beschikbaar zou komen, zullen er publieksacties volgen en zullen er fondsen aangeschreven worden. Het eerste boekjaar zal lopen tot 31 december 2020. Jaarlijks zal de financiële verantwoording binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gepubliceerd worden op de website. 

Begroting 2019 – 2020
(Het eerste boekjaar loopt van de oprichting op 12-04-2019 t/m 31-12-2020)

Actief werven van sponsoren en aanschrijven van fondsen zal geschieden naar aanleiding van concrete projecten, zoals het verwerven van huisvesting voor de collectie van de Oudheidkamer,  publiciteitscampagnes of grotere aankopen ter aanvulling van de collectie. Per extra project zal een aparte begroting en verantwoording worden gemaakt.

Dit beleidsplan werd vastgesteld in de bestuursvergadering van 12 juli 2019 door het voltallige bestuur. Na vaststelling zal dit document worden geplaatst op de website van de Stichting.

Montfoort, 12 juli 2019,

Lex van Wijk, voorzitter
Kees Bazuine, secretaris